La gestione non conformità rappresenta uno dei processi più critici e strategici all’interno dei sistemi di gestione aziendale, siano essi riferiti alla qualità (ISO 9001), all’ambiente (ISO 14001) o alla salute e sicurezza sul lavoro (ISO 45001). Spesso percepita come un mero adempimento burocratico o, peggio, come un indice di fallimento operativo, la rilevazione di un disallineamento rispetto agli standard previsti costituisce in realtà una leva fondamentale per il miglioramento continuo.
Il Dlgs 81/2008 stesso, pur non utilizzando esplicitamente il termine “non conformità” in ogni suo articolo, permea il concetto attraverso l’obbligo di vigilanza e adeguamento costante. Ignorare o nascondere un’anomalia – che si tratti di un dispositivo di protezione mancante, di una procedura non rispettata o di un quasi-infortunio (near miss) – significa lasciare latente un rischio che potrebbe evolvere in danno. L’approccio moderno alla sicurezza richiede quindi un cambio di paradigma culturale: l’errore non deve essere stigmatizzato, ma tracciato, analizzato e risolto alla radice per prevenire recidive.
Analisi delle cause e azioni correttive efficaci
Per trasformare la gestione non conformità in valore aggiunto, è necessario applicare un metodo rigoroso che vada oltre la semplice “pezza” temporanea (azione di contenimento). Il cuore del processo risiede nell’analisi delle cause profonde (Root Cause Analysis). Quando si verifica un evento indesiderato, la domanda fondamentale non è “chi è stato?”, ma “perché è successo?”. L’utilizzo di strumenti analitici come i “5 Perché” o il diagramma di Ishikawa permette di risalire all’origine del problema, che spesso non è l’errore umano del singolo, ma una carenza organizzativa, formativa o procedurale. Solo identificando la causa radice è possibile implementare un’azione correttiva efficace, ovvero un intervento strutturale capace di eliminare definitivamente il fattore scatenante. Questo processo deve essere documentato e monitorato nel tempo per verificarne l’efficacia, integrando le risultanze nel documento di valutazione dei rischi (DVR) e nei programmi di audit interno, trasformando così l’esperienza negativa in patrimonio conoscitivo aziendale.
Digitalizzazione e vantaggi per la governance
Le implicazioni pratiche di una gestione evoluta delle non conformità coinvolgono sempre più spesso l’adozione di strumenti digitali. L’abbandono dei registri cartacei o dei fogli di calcolo disaggregati a favore di software dedicati permette di centralizzare le segnalazioni, garantendo la tracciabilità completa dell’iter di risoluzione. La digitalizzazione facilita il coinvolgimento di tutti i livelli aziendali, consentendo anche ai lavoratori di segnalare anomalie in tempo reale (ad esempio tramite app), e offre al management dashboard statistiche per monitorare i trend.
Questo approccio data-driven è essenziale per la governance della sicurezza: permette di identificare aree critiche ricorrenti, allocare budget mirati per la prevenzione e dimostrare agli organi di vigilanza o agli auditor di terza parte l’effettiva tenuta sotto controllo dei processi. In definitiva, un’azienda che gestisce proattivamente le proprie non conformità è un’organizzazione resiliente, capace di adattarsi e crescere garantendo standard di sicurezza e qualità sempre più elevati.