La documentazione sulla sicurezza non è un adempimento meramente formale, bensì un pilastro della conformità al DLgs 81/2008 e degli obblighi ad esso connessi (articoli 17, 28, 30, 41).
Il Documento di Valutazione dei Rischi (DVR) rappresenta il passaggio essenziale per analizzare e gestire tutti i pericoli presenti in azienda, delineando misure preventive e correttive mirate. Il DVR, redatto entro 90 giorni dall’avvio dell’attività o da ogni cambiamento significativo nel processo produttivo, deve essere aggiornato con periodicità almeno triennale o a fronte di eventi rilevanti (infortuni, modifiche organizzative) .
L’efficacia del sistema di gestione della sicurezza (SGSL) richiede inoltre una documentazione sistematica delle procedure, responsabilità e misure adottate (art. 30).
Documentazione essenziale e relative caratteristiche
Oltre al DVR, la documentazione obbligatoria comprende il Piano di Emergenza ed Evacuazione, i protocolli di sorveglianza sanitaria, le registrazioni delle visite mediche e i registri DPI, tra gli altri. Questi documenti devono essere completi, comprensibili e debitamente sottoscritti dal datore di lavoro, dal RSPP, dall’RLS e, dove previsto, dal medico competente. La normativa ammette la redazione in formato cartaceo o elettronico, purché sia garantita la data certa o la sottoscrizione con valore legale.
Sistema di gestione e tracciabilità operativa
Il SGSL, secondo la norma ISO 45001 riconosciuta a livello internazionale, richiede sistemi formalizzati per la gestione delle informazioni sulla sicurezza, l’identificazione delle responsabilità e il monitoraggio delle prestazioni. Il datore di lavoro deve garantire l’accesso alla documentazione da parte degli organi di vigilanza (ASL, Ispettorato del Lavoro, Vigili del Fuoco, ecc.). Le registrazioni devono consentire verifiche puntuali e audit interni, assicurando l’applicazione delle procedure e la verifica della loro efficacia.
Implicazioni pratiche per imprese e lavoratori
Per le imprese, una documentazione ben strutturata garantisce conformità normativa e riduce il rischio di sanzioni amministrative e penali. Consente inoltre una gestione organizzata delle emergenze e un coinvolgimento efficace delle figure aziendali (dirigenti, preposti, RSPP, medico competente, RLS). Per i lavoratori, la chiarezza delle procedure e la trasparenza sulle misure di prevenzione favoriscono una cultura della sicurezza, con maggiore consapevolezza sui rischi e su comportamenti corretti . L’aggiornamento costante del DVR e la tracciabilità ormai obbligatori contribuiscono a creare ambienti di lavoro più salubri e controllati.