La riunione periodica sicurezza rappresenta il momento istituzionale di massimo confronto e partecipazione all’interno del sistema di prevenzione aziendale, disciplinata espressamente dall’articolo 35 del Dlgs 81/08. Il legislatore ha inteso trasformare la gestione della salute e sicurezza nei luoghi di lavoro da una mera imposizione di regole verticali a un processo condiviso e partecipativo, che coinvolge attivamente tutte le figure garanti.
Tale adempimento è obbligatorio con cadenza almeno annuale per le aziende o unità produttive che occupano più di 15 lavoratori. Tuttavia, la norma prevede che l’incontro possa essere convocato anche nelle realtà dimensionalmente minori su richiesta del rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS), oppure in occasione di significative variazioni delle condizioni di esposizione al rischio, introduzione di nuove tecnologie o all’insorgere di problematiche specifiche. La mancata indizione della riunione comporta sanzioni amministrative pecuniarie e, in alcuni casi, può costituire un elemento aggravante nella valutazione della colpa in sede di giudizio per infortunio, dimostrando una carenza nel sistema di gestione e controllo.
Agenda della riunione periodica sicurezza e partecipanti
Perché la riunione periodica sicurezza sia efficace e conforme alla legge, è fondamentale rispettare la composizione della platea e l’ordine del giorno previsti. Al tavolo di lavoro devono sedere obbligatoriamente il datore di lavoro (o un suo rappresentante delegato con poteri decisionali), il responsabile del servizio di prevenzione e protezione (RSPP), il medico competente (ove nominato) e il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza. I temi da trattare non sono discrezionali ma codificati: si deve esaminare il documento di valutazione dei rischi (DVR) per verificarne l’aggiornamento, analizzare l’andamento degli infortuni e delle malattie professionali e discutere i criteri di scelta, le caratteristiche tecniche e l’efficacia dei dispositivi di protezione individuale (DPI).
Inoltre, l’incontro deve vertere sui programmi di informazione e formazione dei dirigenti, dei preposti e dei lavoratori, valutandone l’adeguatezza rispetto ai rischi rilevati. È prassi virtuosa estendere la discussione anche ai “quasi infortuni” (near miss) e alle segnalazioni pervenute dai lavoratori, trasformando l’adempimento in un audit interno operativo.
Vantaggi strategici e obblighi di verbalizzazione
Le implicazioni pratiche di questo istituto vanno ben oltre il semplice rispetto formale della norma. La riunione costituisce l’unica occasione in cui le diverse competenze (tecnica, medica, gestionale e sindacale) si allineano per definire obiettivi comuni. Dal punto di vista della tutela legale, è indispensabile che dello svolgimento della riunione venga redatto un apposito verbale, che deve essere sottoscritto da tutti i partecipanti e tenuto a disposizione degli organi di vigilanza. Questo documento rappresenta la prova regina dell’avvenuta consultazione e della programmazione degli interventi di miglioramento.
Per il datore di lavoro, il verbale è uno strumento di governance essenziale: in esso vengono definiti i “codici di comportamento” e pianificati gli investimenti futuri in sicurezza. Una gestione corretta della riunione permette di intercettare criticità latenti prima che si trasformino in incidenti, ottimizzando i costi della prevenzione e migliorando il clima aziendale. Ignorare o sminuire questo appuntamento significa perdere un’opportunità strategica di monitoraggio e controllo, esponendo l’azienda a rischi organizzativi e legali altrimenti evitabili.