Il ruolo DPO è disciplinato dal regolamento UE 2016/679, noto come GDPR, e trova coordinamento nel Dlgs 196/2003 come modificato dal Dlgs 101/2018. Il data protection officer deve essere designato nei casi previsti dall’articolo 37 del GDPR, in particolare quando il trattamento è effettuato da autorità pubbliche, quando richiede il monitoraggio regolare e sistematico degli interessati su larga scala o quando riguarda categorie particolari di dati.
Il ruolo DPO si colloca all’interno del sistema di governance della protezione dei dati personali con funzioni di controllo, consulenza e raccordo tra titolare del trattamento e autorità di controllo. Il quadro normativo attribuisce al DPO compiti specifici indicati dall’articolo 39 del GDPR, tra cui la sorveglianza sull’osservanza della normativa, la formazione del personale e il supporto nelle valutazioni di impatto sulla protezione dei dati.
Il ruolo DPO tra indipendenza e funzioni di controllo
Il ruolo DPO si caratterizza per l’autonomia e l’indipendenza rispetto alla struttura organizzativa del titolare del trattamento. Il regolamento richiede che il DPO non riceva istruzioni per quanto riguarda l’esecuzione dei propri compiti e che riferisca direttamente al vertice gerarchico dell’organizzazione. Il DPO deve possedere conoscenze specialistiche della normativa e delle prassi in materia di protezione dei dati, nonché competenze adeguate rispetto alla complessità dei trattamenti svolti.
La funzione non si limita a un controllo formale, ma implica un’attività continuativa di monitoraggio dei processi interni, di verifica delle misure tecniche e organizzative adottate e di supporto nella gestione di eventuali violazioni dei dati personali. Il ruolo DPO assume inoltre una funzione di punto di contatto con l’autorità di controllo e con gli interessati, garantendo trasparenza e correttezza nel trattamento delle informazioni.
Impatti organizzativi e obblighi per le imprese
Il corretto inquadramento del ruolo DPO comporta conseguenze operative rilevanti per imprese e organizzazioni. Il titolare del trattamento deve valutare attentamente l’obbligo di designazione e assicurare che il DPO disponga di risorse adeguate per svolgere le proprie funzioni. La nomina deve essere formalizzata e comunicata all’autorità competente, indicando i dati di contatto del DPO.
L’integrazione del DPO nei processi decisionali, sin dalla fase di progettazione dei trattamenti, favorisce l’applicazione del principio di privacy by design e privacy by default. La collaborazione tra DPO, responsabili interni e management consente di ridurre il rischio di sanzioni e di rafforzare la fiducia di clienti, lavoratori e partner commerciali.
Il ruolo DPO diventa così un elemento strategico nella gestione della compliance, contribuendo a consolidare una cultura della protezione dei dati coerente con gli standard europei e con le esigenze di responsabilizzazione previste dal GDPR.