I preposti rappresentano una figura centrale nel sistema di prevenzione aziendale disciplinato dal Dlgs 81/2008. L’articolo 2, comma 1, lettera e), definisce il preposto come la persona che, in ragione delle competenze professionali e nei limiti dei poteri gerarchici e funzionali attribuiti, sovrintende all’attività lavorativa, garantisce l’attuazione delle direttive ricevute e controlla la corretta esecuzione delle attività da parte dei lavoratori. Il dirigente, individuato dalla lettera d) dello stesso articolo, attua invece le direttive del datore di lavoro organizzando l’attività e vigilando sul suo svolgimento.
A queste definizioni si collega l’articolo 18, comma 1, lettera b-bis), che impone al datore di lavoro e ai dirigenti di individuare il preposto o i preposti incaricati delle attività di vigilanza previste dall’articolo 19. Quest’ultima disposizione attribuisce al preposto compiti concreti: vigilare sui comportamenti, intervenire in presenza di condotte non conformi, segnalare le carenze riscontrate e, quando necessario, interrompere temporaneamente l’attività in caso di pericolo grave e immediato. L’individuazione deve quindi inserirsi in modo chiaro nell’organizzazione aziendale, affinché ruoli, poteri, compiti e responsabilità siano riconoscibili e coerenti con le attività effettivamente svolte.
I preposti di fatto tra organizzazione e responsabilità penale
I preposti di fatto non costituiscono una modalità alternativa con cui l’impresa può organizzare la vigilanza. L’articolo 299 del Dlgs 81/2008 stabilisce infatti che le posizioni di garanzia proprie del datore di lavoro, del dirigente e del preposto gravano anche su chi, pur senza una regolare investitura, esercita concretamente i relativi poteri giuridici. La disposizione applica il principio di effettività e consente di attribuire responsabilità a chi svolge nella pratica funzioni prevenzionistiche senza essere stato formalmente incaricato. Questo meccanismo opera però sul piano dell’accertamento delle responsabilità e non sostituisce l’obbligo organizzativo previsto dall’articolo 18.
La presenza di un lavoratore che impartisce ordini, coordina le attività, controlla i colleghi o interviene sulle modalità operative può quindi determinare il riconoscimento di una posizione di garanzia di fatto, ma non rende regolare l’assetto aziendale. L’accertamento dipende dalle funzioni realmente esercitate e non dalla qualifica indicata nel contratto, nell’organigramma o nella documentazione interna. L’impresa deve evitare che ruoli di sovrintendenza emergano in modo spontaneo e non governato, perché l’articolo 299 amplia il numero dei soggetti potenzialmente responsabili, senza liberare dalle proprie responsabilità il datore di lavoro, il dirigente o il preposto formalmente individuato.
La corretta individuazione dei ruoli previene vuoti organizzativi
Le imprese devono verificare che l’organigramma della sicurezza corrisponda alla reale distribuzione dei poteri nei reparti, nei cantieri e nelle unità operative. Non è sufficiente attribuire una qualifica formale se il soggetto non dispone dell’autorità necessaria per intervenire, così come non è corretto consentire a lavoratori privi di incarico di esercitare stabilmente funzioni di controllo. Il datore di lavoro deve individuare i preposti, definire l’ambito dell’incarico, garantire la formazione prevista, informare i lavoratori sui ruoli assegnati e vigilare sull’effettivo esercizio delle funzioni.
La verifica deve riguardare anche turni, sostituzioni, squadre distaccate e attività svolte fuori sede, dove possono più facilmente crearsi sovrapposizioni o vuoti di vigilanza. Qualora emerga una figura che opera come preposto senza investitura, l’azienda deve ricondurre tempestivamente la situazione alla regolarità, formalizzando l’incarico quando ne ricorrono i presupposti oppure facendo cessare l’esercizio improprio delle funzioni. Una gestione poco chiara può determinare sovrapposizioni, difficoltà nei controlli, omissioni nella vigilanza e un’estensione delle responsabilità in caso di infortunio o violazione.
La distinzione tra organizzazione formale e responsabilità di fatto è quindi essenziale: l’incarico disciplina preventivamente il sistema aziendale, mentre l’articolo 299 interviene successivamente per individuare chi abbia esercitato concretamente i poteri connessi alla posizione di garanzia. Per le imprese, la prevenzione passa da ruoli espliciti, coerenti con l’attività e verificati nel tempo.