L’IA utilizzata nei rapporti di lavoro è soggetta a specifiche regole previste dal Regolamento UE 2024/1689, conosciuto come AI Act. Il Regolamento è applicabile in via generale dal 2 agosto 2026, ma per i sistemi classificati ad alto rischio ai sensi dell’articolo 6, paragrafo 2, e dell’Allegato III è previsto un calendario differenziato. A seguito delle modifiche introdotte a livello europeo, le disposizioni riguardanti questi sistemi si applicheranno dal 2 dicembre 2027.
Tra gli ambiti considerati ad alto rischio rientra anche quello dell’occupazione e della gestione dei lavoratori. L’articolo 26, paragrafo 7, stabilisce che, prima di mettere in servizio o utilizzare sul luogo di lavoro un sistema di IA ad alto rischio, il datore di lavoro che lo utilizza deve informare i rappresentanti dei lavoratori e i lavoratori direttamente interessati. L’informazione deve essere effettuata nel rispetto delle regole e delle procedure previste dal diritto dell’Unione, dalla normativa nazionale e dalle prassi applicabili in materia di informazione dei lavoratori.
IA ad alto rischio: quali sistemi riguardano il rapporto di lavoro
L’IA non viene considerata automaticamente ad alto rischio solo perché viene utilizzata da un’impresa. L’Allegato III dell’AI Act individua specifici impieghi che possono incidere in modo significativo sui diritti e sulle condizioni delle persone. Nell’ambito del lavoro rientrano, in particolare, i sistemi utilizzati per il reclutamento e la selezione del personale, compresi quelli destinati a pubblicare annunci mirati, analizzare e filtrare candidature o valutare candidati. Sono considerati ad alto rischio anche i sistemi destinati a supportare decisioni sulle condizioni del rapporto di lavoro, sulle promozioni o sulla cessazione del rapporto, oltre a quelli utilizzati per assegnare compiti sulla base del comportamento individuale o di caratteristiche personali.
Rientrano inoltre nella disciplina i sistemi impiegati per monitorare e valutare prestazioni e comportamenti dei lavoratori. La classificazione dipende quindi dalla finalità concreta per cui il sistema viene utilizzato e dall’impatto che può avere sulle persone. L’obiettivo della normativa è evitare che decisioni rilevanti per il percorso professionale vengano affidate a sistemi automatizzati senza adeguate garanzie, soprattutto quando possono emergere errori, discriminazioni o valutazioni non trasparenti.
Gli obblighi del datore prima dell’utilizzo dei sistemi di IA
Le imprese che intendono utilizzare sistemi di IA ad alto rischio nella gestione del personale devono prepararsi a una serie di adempimenti che vanno oltre la semplice informazione. Il datore di lavoro, in qualità di utilizzatore del sistema, dovrà adottare misure tecniche e organizzative adeguate e utilizzare l’IA secondo le istruzioni fornite dal produttore. L’articolo 26 richiede inoltre che la supervisione umana sia affidata a persone dotate delle necessarie competenze, formazione e autorità, affinché le decisioni prodotte o supportate dal sistema possano essere comprese e controllate.
Prima dell’impiego sul luogo di lavoro sarà necessario informare i rappresentanti dei lavoratori e i dipendenti direttamente coinvolti, chiarendo che saranno soggetti all’utilizzo di un sistema classificato ad alto rischio. Per le imprese diventa quindi importante mappare preventivamente gli strumenti di IA utilizzati nei processi HR e verificare quali funzioni svolgano concretamente.
Un software impiegato esclusivamente per attività amministrative presenta infatti un quadro diverso rispetto a un sistema che seleziona candidati, valuta le prestazioni o orienta decisioni sulla carriera. L’adeguamento richiede quindi un approccio organizzato, nel quale trasparenza, supervisione umana, corretta gestione dei dati e controllo delle decisioni automatizzate diventano elementi centrali per tutelare i lavoratori e ridurre i rischi per l’impresa.