L’informativa sui rischi nel lavoro agile assume oggi un rilievo più incisivo nel sistema della prevenzione aziendale. La disciplina di base era già contenuta nell’art. 22 della legge 22 maggio 2017, n. 81, che prevedeva la consegna al lavoratore e al RLS, con cadenza almeno annuale, di un documento scritto sui rischi generali e specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione della prestazione. Con la legge 11 marzo 2026, n. 34, art. 11, il legislatore ha però inserito questo obbligo direttamente nel Dlgs 81/2008, introducendo il comma 7-bis all’art. 3.
La norma chiarisce che, quando la prestazione in modalità agile si svolge in ambienti non rientranti nella disponibilità giuridica del datore di lavoro, l’assolvimento degli obblighi di sicurezza compatibili con tale modalità, in particolare quelli legati all’uso dei videoterminali, passa proprio attraverso la consegna periodica dell’informativa scritta. La stessa legge ha inoltre modificato l’art. 55, comma 5, lett. c), rendendo applicabile il regime sanzionatorio previsto dal Testo unico anche alla violazione di questo obbligo informativo. Il passaggio decisivo, quindi, non riguarda l’invenzione di un adempimento nuovo in assoluto, ma la sua piena integrazione nel sistema prevenzionistico e sanzionatorio della sicurezza sul lavoro.
Informativa annuale e contenuto concreto dell’adempimento
L’informativa annuale non può più essere considerata un allegato standard da consegnare una sola volta all’avvio dello smart working e poi archiviare. La novità descritta dalla normativa del 2026 consiste proprio nella trasformazione di questo documento in uno strumento vivo, periodico e verificabile. Il contenuto deve individuare i rischi generali e i rischi specifici collegati alla prestazione resa all’esterno dei locali aziendali, con attenzione particolare agli aspetti compatibili con il lavoro agile, tra cui l’uso dei videoterminali, l’organizzazione della postazione, le condizioni ergonomiche, le pause, l’illuminazione e più in generale le corrette misure di prevenzione.
La logica della riforma è chiara: l’obbligo non è assolto da formule generiche o da testi identici per tutti, ma richiede un’informazione coerente con le modalità concrete di svolgimento del lavoro. La consegna deve inoltre essere tracciabile, perché l’ingresso dell’obbligo nell’art. 55 del Dlgs 81/2008 comporta che il datore di lavoro e il dirigente debbano poter dimostrare non solo l’esistenza del documento, ma anche la sua consegna e il suo aggiornamento almeno annuale. In questo modo, l’informativa smette di essere un passaggio meramente formale e diventa una componente effettiva della gestione della salute e sicurezza nel lavoro agile.
Gli effetti pratici per imprese e lavoratori in smart working
Le conseguenze operative per le imprese sono rilevanti. Il nuovo assetto impone di inserire l’informativa sul lavoro agile tra gli adempimenti periodici da monitorare nel sistema aziendale di salute e sicurezza, evitando dimenticanze, rinnovi solo apparenti o documenti privi di reale utilità preventiva.
Per i datori di lavoro, questo significa programmare aggiornamenti regolari, adattare i contenuti alle mansioni svolte e assicurare coerenza tra informativa, organizzazione del lavoro e misure concretamente adottate. Per i lavoratori, invece, la norma rafforza la tutela perché rende più chiaro il diritto a ricevere indicazioni effettive sui rischi della prestazione resa fuori sede e sui comportamenti corretti da adottare. Il coinvolgimento del RLS conferma inoltre una logica partecipativa della prevenzione, che non si limita al rapporto individuale tra datore e dipendente.
Il dato più significativo è però un altro: l’omessa consegna o il mancato aggiornamento annuale non rappresentano più soltanto una debolezza organizzativa, ma possono esporre a responsabilità contravvenzionale. Per questo, le aziende che applicano il lavoro agile devono trattare l’informativa come un presidio giuridico e organizzativo vero e proprio, da redigere in modo concreto, contestualizzato e documentabile.